Helstu atriði sem stjórnir félaga þurfa að fara yfir á tímum faraldurs

„Umboð framkvæmdastjóra og mælaborð stjórnar eru í hálfgerðu uppnámi. Mælikvarðar fara úr kílómetrum í millimetra og tíðni mælinga fer úr vikum í daga eða jafnvel klukkustundir“ segir Helga Hlín Hákonardóttir lögmaður um stöðuna sem nú er uppi sem jafnframt segir að á hamfaratímum sem þessum verði starf stjórnar handvirkt og í raun eins og verklegt próf í stjórnarsetu. Þar reyni á stjórnarmenn, enda taka starfslýsing framkvæmdastjóra, skipurit og áætlanir ekki til svona aðstæðna. 

„Þá koma upp miklum fleiri óvenjulegar og mikilsháttar ákvarðanir til stjórnar, enda þrengist umboð framkvæmdastjóra og svigrúm miðað við eðlilegt ástand,“ segir Helga Hlín.

Helga Hlín segir að um tíma, breytist starf stjórnarmanna mikið og kalli á mun meiri aðkomu en ella. Þó þurfi stjórn að halda sér ofan yfirborðs á meðan önnum kafnir stjórnendur kafa undir því.

Hér eru allir í sama liði og í ljósi persónulegrar ábyrgðar stjórnarmanna verða stjórnendur að bera virðingu fyrir aðkomu og ábyrgð stjórnar,“ 

segir Helga Hlín.

Í dag fjallar Atvinnulífið á Vísi um stjórnendur og stjórnir á tímum kórónufaraldurs.

Hlutverk stjórna breytist

Helga Hlín Hákonardóttir er héraðsdómslögmaður, ráðgjafi og einn eigenda Strategíu. Helga Hlín hefur setið í stjórnum fjölmargra fyrirtækja, stærri og smærri og verið ráðgjafi stjórna og stjórnenda í lögboðnum og góðum stjórnarháttum. Þá hefur hún haldið námskeið og ritað greinar um stjórnarhætti, vandaða ákvarðanatöku og lærdóm af svokölluðum Hrunmálum. Helga Hlín fer hér í gegnum helstu atriði sem stjórnir félaga þurfa að huga að, nú þegar faraldur ríður yfir.

Má gera ráð fyrir að hlutverk stjórna í félögum breytist á tímum sem þessum og ef já, þá hvernig?

„Grundvallar hlutverk stjórna við stefnumörkun, eftirlit og ákvarðanatöku í óvenjulegum og mikilsháttar málum eru í sjálfu sér óbreytt, en efniviður starfsins breytist.

Áður samþykkt stefnumörkun stjórnar, svo sem meginstefna og rekstraráætlun, er að flestu leyti tekin úr sambandi, en þó í mismunandi mæli eftir því hversu illa fyrirtæki verða fyrir þessu ástandi. 

Stefnan hjá mörgum verður að lifa af og fóta sig í nýjum aðstæðum sem orðið hafa til á augabragði, en ættu alla jafna að eiga sér stað yfir margra ára eða áratuga tímabil.

Eftirlit stjórnar með rekstri og framgangi fyrirtækisins breytist þar með í grundvallar atriðum. Áður skilgreindir mælikvarðar á innleiðingu stefnu og áætlana eiga ekki lengur við. 

Ný og breytt markmið kalla á nýja mælikvarða, svo sem mat á gjaldfærni og stöðu skuldunauta, viðskiptavina og kröfuhafa fyrirtækjanna. Þessar mælingar þarf jafnframt að gera mun tíðar en alla jafna.

Þá koma upp miklu fleiri óvenjulegar og mikilsháttar ákvarðanir til stjórnar, enda þrengist umboð framkvæmdastjóra og svigrúm miðað við eðlilegt ástand.

Starfslýsing framkvæmdastjóra og skipurit miða við áður samþykkta stefnu og áætlanir en tekur sjaldnast til aðstæðna eins og nú eru uppi.

Umboð framkvæmdastjóra og mælaborð stjórnar eru því í hálfgerðu uppnámi. Mælikvarðar fara úr kílómetrum í millimetra og tíðni mælinga fer úr vikum í daga eða jafnvel klukkustundir.

Þetta þarf stjórn að ræða og ákveða með stjórnendum hvernig þessi stjórntæki eru skilgreind og jafnvel skilgreina þau frá degi til dags. Því má segja að í raun séu störf stjórnar á handstýringu.

Og það segir sig sjálft að það er algert grundvallar atriði að stjórnarmenn geti varið verulega auknum tíma til þessara stjórnarstarfa, en um leið er mikilvægt að þeir íþyngi stjórnendum ekki í störfum sínum og þeim áskorunum sem þeir standa frammi fyrir. 

Stjórn þarf því að halda sér fyrir ofan yfirborð meðan önnum kafnir stjórnendur kafa meira og minna undir því,“ segir Helga Hlín.

Mikilvægustu áhersluatriðin

Á hvaða atriði eiga stjórnir að leggja áherslu á núna og næstu misseri?

„Það sem hefur reynst mér verðmætast í stjórnun og ákvarðanatöku í óvissu er trúnaður og traust milli stjórnar og stjórnenda, sem og opin og hreinskiptin samskipti. 

Það auðveldar öll skref og undirbúning ákvarðana ef aðilar eru samstíga og sjá virðið í því að deila upplýsingum og skoðunum og nýta þar með þekkingu og reynslu allra viðkomandi. 

Hér eru allir í sama liði og í ljósi persónulegrar ábyrgðar stjórnarmanna verða stjórnendur að bera virðingu fyrir aðkomu og ábyrgð stjórnar.

Og þegar þessir aðilar eru samstíga í gegnum hamfarir sem þessar skapast ótrúlegur kraftur og reynsla sem eru algerlega ómetanleg þegar hægist um. 

Markmiðið er að lifa af og aðlagast nýjum aðstæðum og hvað er dýrmætara en að eiga að þéttan hóp hluthafa, stjórnar, stjórnenda og starfsmanna þegar léttir til, sem allir eru reynslunni ríkari?

Og það má heldur ekki gleyma hluthöfunum, hvort heldur fyrirtæki er með verðbréf skráð á skipulegum markaði eða ekki. 

Það þarf að miðla upplýsingum til hluthafa og jafnvel afla umboðs frá þeim á hluthafafundum þegar mikilvægar ákvarðanir liggja fyrir og óvissa mikil. Enda kennir bitur reynsla Hrundómanna mönnum að umboðsvik geta leynst handan hornsins ef allt fer á versta veg.

Síðan þegar það versta er yfirstaðið þarf að taka stöðuna og endurskipuleggja reksturinn, marka nýja stefnu og setja sér ný markmið. 

Slíkar breytingar kalla á rýni í skipurit og skipan og starfslýsingar lykilstjórnenda og sjálfsagt breytta og bætta stjórnarhætti að fenginni reynslu af þessari hamfarahrinu,“ 

segir Helga Hlín.

Eins og verklegt próf í stjórnarsetu

Nú liggur fyrir að sum fyrirtæki munu fara í þrot. Að hvaða atriðum þurfa stjórnarmenn helst að vera vakandi yfir ef horfur rekstursins eru mjög tvísýnar?

„Eins og ég sagði að framan þá verða störf stjórna handvirk á óvissutímum og allt framangreint á við þegar möguleg ógjaldfærni blasir við. Og það eru ógrynni og óteljandi verkefni stjórna sem taka við og ég hef kallað slíkar aðstæður verklega prófið í stjórnarsetu.

Ég myndi alltaf kanna fýsileika þess að formaður stigi inn í daglegan rekstur tímabundið til að styðja við stjórnendur og miðla upplýsingum til stjórnar þar til óvissan er yfirstaðin. 

Önnur helstu atriði sem stjórn ætti að hafa í huga snúa meðal annars að eftirfarandi þáttum:

«Skilgreining á lykilmælikvörðum tengdum gjaldfærni, s.s. sjóðstreymi, staða viðræðna við kröfuhafa og helstu viðskiptavini

«Kortlagning skilmála og kvaða skv. lögum og samningum sem kallað geta á aðgerðir

«Gæta að skilum á vörslusköttum og opinberum og launatengdum gjöldum, þ.m.t. lífeyrisgreiðslum

«Reglulegar staðfestingar frá framkvæmdastjóra á mati hans á gjaldfærni félagsins

«Afmörkun ákvarðana sem heyra undir stjórn, s.s. hvaða reikninga á að greiða og hvenær, hvaða starfsemi á að halda áfram, hverju á að breyta eða hætta

«Daglegir upplýsingafundir með stjórnendum og formlegir ákvarðanafundir eftir þörfum

«Hvaða upplýsingum á að miðla innan- og utanhúss (hver á að miðla hverju og hvernig)

«Nákvæmar bókanir ákvarðana í fundargerðir og tímalína atburða og ákvarðana

«Kalla til lögfræðilega ráðgjafa þegar við á

Að lokum segir Helga Hlín að stjórnarmenn þurfi að hlúa að sjálfum sér, stjórnendum og starfsfólki.

„Það má ekki gleyma því að huga að sjálfum sér í slíkum erfiðleikum, bæði andlegu og líkamlegu heilbrigði. Maður þarf að halda haus og viðhafa aga og hafa nægjanlegt úthald. Og það þarf einnig að hlúa að stjórnendum og starfsfólki,“ segir Helga Hlín og bætir við 

Gjaldþrot á sér sjaldnast bara stað á blaði. Í því felst harmleikur og hlúa þarf að öllum þeim sem verða fyrir honum.“